{"id":1113,"date":"2024-08-27T15:29:42","date_gmt":"2024-08-27T18:29:42","guid":{"rendered":"https:\/\/tixtools.com.ar\/inicio\/?page_id=1113"},"modified":"2024-08-27T15:29:42","modified_gmt":"2024-08-27T18:29:42","slug":"gestion-documentaria-que-como-y-para-que","status":"publish","type":"page","link":"https:\/\/tixtools.com.ar\/inicio\/gestion-documentaria-que-como-y-para-que\/","title":{"rendered":"Gestion Documentaria: Que, como y para que"},"content":{"rendered":"\n
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\"\"<\/figure>\n<\/div>\n\n\n\n
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Me consultan frecuentemente por qu\u00e9 no usar un simple procesador de textos (p.ej. Word) para documentar instructivos y procedimientos en la empresa.<\/p>\n\n\n\n

Que el quehacer de empresas y organizaciones se basa en procedimientos documentados es lo que llamamos ‘una verdad de perogrullo’. Es tan obvio que ni siquiera pensamos en ello \u2026 el consultar manuales y documentos que indiquen c\u00f3mo proceder en cada situaci\u00f3n es parte de la rutina operativa diaria.<\/p>\n<\/div>\n<\/div>\n\n\n\n

Lo anterior se aplica no solamente a grandes corporaciones con miles de colaboradores, sino tambi\u00e9n a pymes y microemprendimientos. La \u00e9poca de ‘trabajar de memoria’ ha quedado definitivamente atr\u00e1s.<\/p>\n\n\n\n

Pareciera que basta con redactar un texto, eventualmente con im\u00e1genes y\/o graficos incrustados, imprimir o exportar como PDF y enviarselo a los destinatarios.<\/p>\n\n\n\n

Pero resulta que la Gesti\u00f3n Documentaria implica bastante m\u00e1s que esos. En particular:<\/p>\n\n\n\n

    \n
  1. Redactar el documento o instructivo de procedimiento,<\/li>\n\n\n\n
  2. Revisionarlo una o varias veces,<\/li>\n\n\n\n
  3. Distribuirlo a las partes interesadas, idealmente en forma autom\u00e1tica,<\/li>\n\n\n\n
  4. Obtener confirmaciones de entrega, recepci\u00f3n, lectura ycomprensi\u00f3n,<\/li>\n\n\n\n
  5. Obtener compromiso de aplicaci\u00f3n por parte del colaborador,<\/li>\n\n\n\n
  6. Programar el vencimiento mediante mecanismos de ‘obsolescencia programada’.<\/li>\n\n\n\n
  7. Implementar mecanismos de seguridad contra alteraciones, acceso indebido o no autorizados y finalmente que la \u00fanica revisi\u00f3n accesible sea la vigente y no alguna anterior ya vencida<\/li>\n<\/ol>\n\n\n\n

    Est\u00e1 claro que con esta lista de requerimientos un simple procesador de texto se queda corto, en particular con los puntos desde el 3) en adelante. (Sin desconocer la enorme utilidad y flexibilidad de herramientas como Microsoft Word y Openoffice)<\/p>\n\n\n\n

    La mayor limitante de los utilitarios para procesamiento de textos es que son esencialmente monousuarios \u2026 si bien es sencillo hacer una copia, a partir de all\u00ed cada copia adquiere vida propia e independiente de las originalmente identicas.<\/p>\n\n\n\n

    En ciertas ramas de actividad destacando la industria pharma como nuestra especialidad el problema se agudiza por la enorme cantidad de procedimientos documentados y continuamente revisionados que deben manejarse. En el ‘argot’ de la industria hablamos de SOP’s (Standard Operating Procedures) y POE’s (Procedimientos Operativos Standard. Lo mismo en industrias de la alimentaci\u00f3n y en Sistemas de Gesti\u00f3n de la Calidad<\/p>\n\n\n\n

    TIXTOOLS tiene desarrollado un completo soft de Gestion Documentaria que cubre ampliamente los 7 puntos esenciales detallados, y en particular:<\/p>\n\n\n\n

    \u2022  Gesti\u00f3n documentaria <\/strong>completa comprendiendo emisi\u00f3n, actualizaci\u00f3n y distribuci\u00f3n <\/strong>de documentaci\u00f3n<\/p>\n\n\n\n

    \u2022  Control de revisiones<\/strong><\/p>\n\n\n\n

    \u2022  Control de distribuci\u00f3n autom\u00e1tica <\/strong>con notificaci\u00f3n y confirmaci\u00f3n de recepci\u00f3n y lectura por firma<\/strong> electr\u00f3nica<\/strong><\/p>\n\n\n\n

    \u2022  Mantenimiento y actualizaci\u00f3n de \u00edndices de documentos <\/strong>internos y externos.<\/p>\n\n\n\n

    \u2022  Generador de mapas de procesos inter-activos<\/strong>.<\/p>\n\n\n\n

    \u2022  Mantenimiento y actualizaci\u00f3n de glosarios y tesauros<\/strong>.<\/p>\n\n\n\n

    Complementando con el m\u00f3dulo de Gesti\u00f3n de la Calidad que realiza:<\/p>\n\n\n\n

    \u2022  Seguimiento de no conformidades <\/strong>, acciones correctivas, contingentes y preventivas<\/p>\n\n\n\n

    \u2022  Gesti\u00f3n de los procesos de calificaci\u00f3n de proveedores<\/strong><\/p>\n\n\n\n

    \u2022  Gestion de la calidad de recepciones <\/strong>con ensayos predefinidos, an\u00e1lisis y determinaciones<\/p>\n\n\n\n

    Adem\u00e1s:<\/p>\n\n\n\n

    \u2022  Incluye interfaces configurables <\/strong>con la mayor\u00eda de los ERP`s de plaza. Consulte por su caso particular.<\/p>\n\n\n\n

    \u2022  Amplia biblioteca de procedimientos predise\u00f1ados <\/strong>y reconfigurables para su caso particular, reduciendo tiempos de implementaci\u00f3n y costos.<\/p>\n\n\n\n

    \u2022  Puede implementarse en standalone <\/strong>, red local tipo LAN <\/strong>, configuraci\u00f3n h\u00ecbrida<\/strong> con base de datos remota o totalmente en la nube.<\/strong><\/p>\n\n\n\n

    \u2022  Variedad de motores de bases de datos: SQL Server, MySQL, MDB <\/strong>y otros.<\/p>\n\n\n\n

    \u2022  Comercializaci\u00f3n por alquiler mensual, alquiler con opci\u00f3n a compra o licenciamiento <\/strong>definitivo.<\/p>\n\n\n\n

    \u2022  Soporte t\u00e9cnico 7 x 24 <\/strong>.<\/p>\n\n\n\n

    \u2022  Amplia red de implementadores <\/strong>ISO 9000 a disposici\u00f3n.<\/p>\n\n\n\n

    Quieres m\u00e1s informaci\u00f3n ? Contactame por e-mail a info@tixtools.com.ar<\/a> o por whatsapp al +54 9 11 3430 4617. Te estar\u00e9 esperando.<\/p>\n\n\n\n

    Ing. Ernesto Pablo Bauer Egerer
    TIXTOOLS Soluciones – Director<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"

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