Acerca de la Trazabilidad de Transacciones en Sistemas de Gestión
La noción de trazabilidad ha cobrado extraordinario impulso en las últimas décadas. Así sea para conocer qué insumos componentes o ingredientes se utilizaron para determinado producto, o bien al revés en qué producto(s) se consumió determinado insumo.
También para seguir la trayectoria de un envío desde su origen al destino. Resulta que la trazabilidad está en todas partes, incluso de la vida cotidiana.
En el caso de las industrias manufactureras, con la farmacéutica a la cabeza, la trazabilidad es la que permite a) asegurar el resultado (que el producto tenga efectivamente las propiedades y características proyectadas) y b) en caso de un desvío identificar rápidamente dónde y por qué se produjo y emprender las correspondientes acciones correctivas.
Los sistemas TIXTOOLS (en particular el vertical Pharma) por supuesto incluyen las herramientas de trazabilidad descendente y ascendente mencionadas en el primer parrafo. Otros softwares de gestión de manufactura también lo posibilitan.
Pero TIXTOOLS va un paso más allá, aplicando la noción de trazabilidad a la propia operación del sistema de gestión. En un sistema multiusuario operado por varios (o muchos) operadores esto significa responder al menos a las siguientes cuestiones:
- Quién (qué usuario) realizó / intento realizar qué transacción (o consulta) y en qué momento.
- Cuál fue el resultado de esa transacción / consulta
TIXTOOLS resuelve estas dos cuestiones mediante el mecanismo de ‘Auditoria de transacciones’ que en forma transparente al usuario (o sea automáticamente e invisible para este) registra mediante firma electrónica y timestamp la operación realizada y su resultado. Este registro de auditoría es funcionalidad standard de todos los sistemas TIXTOOLS (excepto los freeware) y puede ser libremente consultado por el supervisor del sistema.
Los mecanismos de firma electrónica y timestamp están recostados en lo que prescribe la norma FDA CFR 21 – parte 11 en cuando a la validez e inoponibilidad de las firmas electrónicas. Amén de ser uno de los fundamentos gracias al cual el TIXTOOLS Pharma resulta ser plenamente ‘validable’.
A lo anterior TIXTOOLS agrega una automática generacion de comprobantes de respaldo del estado de la pantalla al momento de aprobar la transacción, que puede consultarse con posterioridad mediante el ‘Visualizador de Comprobantes’.
Finalmente TIXTOOLS genera para cada usuario un log-file o ‘bitácora de operación’ en la que quedan registrados secuencialmente todos los incidentes significativos o críticos ocurridos durante la operación del sistema. Si bien esta bitácora no es accesible por los usuarios (tampoco el supervisor), es una herramienta sumamente valiosa al momento de controlar y monitorear el correcto funcionamiento del sistema.
Por último TIXTOOLS incluye un mecanismo de notificaciones automáticas (excepto los freeware) que al realizar una transacción permite generar un aviso a otros sectores dentro y fuera de la empresa. Así, por ejemplo, la recepción de una materia prima puede disparar una notificación automática al sector de calidad para que este realice el control correspondiente o a la contaduría para que autorice el pago. Estas notificaciones son libremente configurables por la empresa usuaria (con privilegios de supervisor)
La trazabilidad de transacciones que incorpora TIXTOOLS resulta de valor incalculable al momento de asignar / revocar permisos de usuarios.
Y vuestro sistema de gestión de producción, ¿ Tiene estos mecanismos de control de trazabilidad ? Y si no los tiene … ¿ no será el momento de cambiar por un soft de clase mundial ?
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Le esperamos !
