En una nota anterior nos hemos referido a los sistemas ERP. Usando una palabreja de moda, si bien hay muchísimo software que se “autopercibe” como tal, son pocos los que realmente lo son.
En su inmensa mayoría estos paquetes “ERP” realizan la gestión administrativo contable, la facturación de ventas y compras y en muchos casos una gestión de inventarios más o menos decente. Son muy pocos los sistemas que además cubren razonablemente la gestión productiva con PCP, MRP, gestion documentaria y de la calidad, logística, secuenciacion de carga, análisis de capacidad, mantenimiento y reparaciones, y la lista sigue. Sin olvidar los verticales específicos de cada rama de actividad como por ejemplo ajuste de potencia, trazabilidad y bitácora de fabricación (Batch Record) en industria pharma.
Existen sin embargo paquetes – sistemas que además de lo administrativo contable cubren todo eso. No son muchos y generalmente son costosos de adquirir, implementar, operar y mantener. Al menos para el segmento PyME que necesita desesperadamente de este tipo de herramientas que las corporaciones (algunas) ya vienen utilizando tiempo ha.
Por el lado de la producción hay dos factores más que conspiran contra la incorporación de herramientas informáticas modernas en el taller (o laboratorio):
- El sector de producción no las reclama. Muchas veces su ‘zona de confort’ y de “sensación de control de la situación” pasa por la planilla Excel ®
- La dirección – particularmente en las PyMEs – suele considerar que es (mucho) más importante ‘no perder’ que ‘ganar’. Esa línea de pensamiento puede (no necesariamente) conducir a privilegiar la administración por encima de la producción.
Por supuesto que disponer de herramientas para presupuestar, facturar y realizar la gestión de cobranzar rápida, eficientemente y sin errores constituye una significativa ventaja – así me lo manifestó (elogiosamente) varias veces el titular de uno de las más importantes empresas usuarias de mis sistemas – pero en la industria la utilidad se hace con la producción.
Sin embargo, progresivamente los industriales van descubriendo esa verdad de perogrullo de que para producir eficiente y competitivamente hacen falta herramientas de gestión adecuadas y aquí aparecen las alternativas de:
- Poner un sistema que haga todo, tanto lo administrativo contable como la gestión productiva, reemplazando el actual sistema administrativo por un nuevo soft ‘integrado’.
- Resignarse a que la gestión productiva siga manejándose con planillas Excel. O bien – extrañamente – usando algún vetusto programa en DOS de hace 20 o 25 años, rezando todos los días por que la PC con Windows ® XP sobre la que corre esa antigualla dure viva un día más.
- Implementar un soft moderno para la gestión productiva, construyendo una interfaz que comparta la data relevante con el sistema administrativo.
Antes de presentar los lineamientos de la solución c) que acabamos de implementar exitosamente en el Laboratorio Kualcos de Especialidades Veterinarias, compartiremos brevemente nuestra experiencia con soluciones del tipo 1. o 2.:
El mero planteo de un reemplazo del actual sistema de gestión administrativa por un nuevo soft integrado que incluya TODO (pero TODO, TODO) lo que hace el sistema actual, siendo más amplio, completo, rápido, fácil de operar y todos los beneficios objetivos imaginables, suele desencadenar un ‘tsunami’ de objeciones y resistencias … justamente en la administración.
Tenemos el caso de un importante laboratorio farmacéutico del segmento PyME que nos encomendó hace ya 2 años la implementación de nuestro soft TIXTOOLS integrado (producción + administración). El sub-sistema de producción quedó operativo y ‘salió en vivo’ en tres meses, con 10 usuarios concurrentes activos … el administrativo (que tiene solo 3 usuarios), implementado completo, testeado a fondo, con los usuarios doblemente capacitados, datos anteriores migrados … aún no está en funcionamiento …
Si quiere ir por esta solución (que considero que es la más adecuada desde lo técnico y lo organizacional) debe prepararse para enfrentar resistencias activas y – como en el caso relatado – pasivas.
La solución tipo 2. a la que muchas industrias se resignan significa pagar una serie de precios que la hacen extremadamente costosa. Claro que estos costos son ocultos, invisibles … no hay una factura u orden de pago que muestre negro sobre blanco lo que nos cuesta mantener la gestión productiva separada de la administración y sobre plataformas no validables (Excel ®) u obsoletas). Solo por citar algunos ejemplos (la lista es seguramente incompleta):
- Los procesos que se gestionan independientemente en ambos sistemas arrojan resultados (muchas veces MUY) diferentes. Casos paradigmáticos son los que involucran movimientos de stock e inventarios, de logística de abastecimientos y otros tan triviales como los de mantenimiento de las bases de datos de proveedores, clientes e items de stock.
- Para remediar lo anterior a veces se recurre a ‘parches’ organizativos que implican un doble (o múltiple) procesamiento de información. Ejemplo típico es el despacho desde el sistema de producción mediante un documento interno ‘Orden de Despacho’ que luego en el sistema administrativo se transcribe manualmente para generar el remito y factura correspondiente. Con el agregado de que según lo señalado en el punto anterior muchas veces no coinciden los ID de productos y clientes. Si las ordenes de compra se emiten desde administración, el almacén nunca sabe si lo que está llegando está efectivamente pedido o no. Y así de seguido …
- Hace a los procesos de gestión productiva extremadamente dependientes de las destrezas y conocimientos del personal que los opera. En estos casos la ‘bomba’ suele estallar cuando el colaborador toma vacaciones o – peor aún – decide partir en búsqueda de otros horizontes laborales. Las planillas Excel ® sin presencia de aquel que las diseñó y luego opera y utiliza para la toma de decisiones devienen en un perfecto sinsentido.
- De la (im)posibilidad de sistematizar procedimientos, compartir información y cooperar en la toma de decisiones mejor ni hablar … si la información básica no es coherente todo lo que viene detrás cae por su propio peso.
La lista podría seguir, pero ya con estos cuatro puntos queda más que manifiesto que tal “solución”, además de extremadamente costosa en términos de duplicación de tareas, errores y dependencias personales puede constituir un verdadero cuello de botella para la evolución de la empresa.
La alternativa que hoy presentamos como caso de éxito fue implementada para Laboratorio Kualcos de Especialidades Veterinarias.
Kualcos posee y opera un soft administrativo sumamente elaborado cuyo ‘core’ o nucleo es un sub-sistema de ventas sofisticado y complejo que contribuye decisivamente a posicionar a Kualcos como líder nacional en productos farmacéuticos veterinarios. Al incorporar al TIXTOOLS como sistema de gestión de producción, nos plantearon que luego de una lógica etapa de implementación, salida en vivo y ajustes hasta la entrada en régimen, debía por lo menos intercambiar pero deseablemente compartir información con el sistema administrativo.
La necesidad planteada constituyó un verdadero desafío, desde que las plataformas sobre las cuales corrian ambos sistemas eran (son) todo lo disímiles que cabe imaginar (solo para los tecnológicos: Windows / Linux; SQL Server / MySQL; VB Net / Java)
Logramos construir una interfaz transparente al usuario (esto significa invisible … el software de intercambio de datos corre ‘en el fondo’ sin que tenga que ser expresamente invocado), registrando y tomando la data de intercambio de una base de datos neutral accesible desde ambos sistemas. Solo hubo que predefinir para cada tabla o conjunto de datos:
- Las tablas y en cada una los campos de datos a intercambiar y el correspondiente formato (por ejemplo despachos por remito, tabla de clientes y proveedores, ordenes de compra, etc)
- Para cada tabla cual de los sistemas actuaba como ‘servidor’ (registrando datos en la BD de intercambio) y cuál como ‘cliente’ leyendo los datos registrados por el servidor.
Este último punto es particularmente importante … solo resulta posible asegurar la coherencia intrínseca de la información si cada tabla es gestionada por uno solo de los sistemas interconectados … si son ambos los que registran y actualizan información irremediablemente se pierde la trazabilidad. A decir de un compañero de correrías náuticas: “Dos buenos capitanes hunden un barco …”
Finalmente en los procesos de lectura de información de intercambio (o sea del lado ‘cliente’) se implementaron procesos de validación de datos con el fin de prevenir la importación de valores incoherentes.
Si preguntan si se trató de un desarrollo a medida, la respuesta es afirmativa. Pero solo fueron unas 150 horas de diseño, desarrollo, implementación y testing, bastante poco teniendo en cuenta el enorme beneficio de tener información coherente y sincronizada en ambos sistemas. Y con un modelo que en buena parte puede ser reutilizado. Frente a la alternativa de seguir con sistemas inconexos o de tirar todo y empezar de nuevo luce como opción más que interesante.