Me consultan frecuentemente por qué no usar un simple procesador de textos (p.ej. Word) para documentar instructivos y procedimientos en la empresa.
Que el quehacer de empresas y organizaciones se basa en procedimientos documentados es lo que llamamos ‘una verdad de perogrullo’. Es tan obvio que ni siquiera pensamos en ello … el consultar manuales y documentos que indiquen cómo proceder en cada situación es parte de la rutina operativa diaria.
Lo anterior se aplica no solamente a grandes corporaciones con miles de colaboradores, sino también a pymes y microemprendimientos. La época de ‘trabajar de memoria’ ha quedado definitivamente atrás.
Pareciera que basta con redactar un texto, eventualmente con imágenes y/o graficos incrustados, imprimir o exportar como PDF y enviarselo a los destinatarios.
Pero resulta que la Gestión Documentaria implica bastante más que esos. En particular:
- Redactar el documento o instructivo de procedimiento,
- Revisionarlo una o varias veces,
- Distribuirlo a las partes interesadas, idealmente en forma automática,
- Obtener confirmaciones de entrega, recepción, lectura ycomprensión,
- Obtener compromiso de aplicación por parte del colaborador,
- Programar el vencimiento mediante mecanismos de ‘obsolescencia programada’.
- Implementar mecanismos de seguridad contra alteraciones, acceso indebido o no autorizados y finalmente que la única revisión accesible sea la vigente y no alguna anterior ya vencida
Está claro que con esta lista de requerimientos un simple procesador de texto se queda corto, en particular con los puntos desde el 3) en adelante. (Sin desconocer la enorme utilidad y flexibilidad de herramientas como Microsoft Word y Openoffice)
La mayor limitante de los utilitarios para procesamiento de textos es que son esencialmente monousuarios … si bien es sencillo hacer una copia, a partir de allí cada copia adquiere vida propia e independiente de las originalmente identicas.
En ciertas ramas de actividad destacando la industria pharma como nuestra especialidad el problema se agudiza por la enorme cantidad de procedimientos documentados y continuamente revisionados que deben manejarse. En el ‘argot’ de la industria hablamos de SOP’s (Standard Operating Procedures) y POE’s (Procedimientos Operativos Standard. Lo mismo en industrias de la alimentación y en Sistemas de Gestión de la Calidad
TIXTOOLS tiene desarrollado un completo soft de Gestion Documentaria que cubre ampliamente los 7 puntos esenciales detallados, y en particular:
• Gestión documentaria completa comprendiendo emisión, actualización y distribución de documentación
• Control de revisiones
• Control de distribución automática con notificación y confirmación de recepción y lectura por firma electrónica
• Mantenimiento y actualización de índices de documentos internos y externos.
• Generador de mapas de procesos inter-activos.
• Mantenimiento y actualización de glosarios y tesauros.
Complementando con el módulo de Gestión de la Calidad que realiza:
• Seguimiento de no conformidades , acciones correctivas, contingentes y preventivas
• Gestión de los procesos de calificación de proveedores
• Gestion de la calidad de recepciones con ensayos predefinidos, análisis y determinaciones
Además:
• Incluye interfaces configurables con la mayoría de los ERP`s de plaza. Consulte por su caso particular.
• Amplia biblioteca de procedimientos prediseñados y reconfigurables para su caso particular, reduciendo tiempos de implementación y costos.
• Puede implementarse en standalone , red local tipo LAN , configuración hìbrida con base de datos remota o totalmente en la nube.
• Variedad de motores de bases de datos: SQL Server, MySQL, MDB y otros.
• Comercialización por alquiler mensual, alquiler con opción a compra o licenciamiento definitivo.
• Soporte técnico 7 x 24 .
• Amplia red de implementadores ISO 9000 a disposición.
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Ing. Ernesto Pablo Bauer Egerer
TIXTOOLS Soluciones – Director
