Nos preguntan con frecuencia cuál es la ventaja o necesidad de implementar un software específico para la gestión de producción farmacéutica.
Argumentan que al fin y al cabo para la generación, seguimiento y cierre de las ordenes de producción, una planilla excel (r) y algo de “maña” tendría que ser suficiente.
Y en cuanto a los stocks, sea de materias primas, semielaborados y productos terminados, al fin y al cabo no es más que un juego de sumas y restas. Y en última instancia por qué no utilizar el módulo de stocks e inventarios que viene incluido en la mayoría (no todos) los paquetes ERP.
Respecto de la hoja de cálculo como plataforma de un sistema de gestión mi opinión (fundada en más de 3 décadas de experiencia industrial y académica) es conocida y se resume en:
- La propia flexibilidad de la planilla excel es la que la hace peligrosa. Un involuntario error de digitación (p.ej. un cero de más) puede inadvertidamente propagarse con resultados catastróficos. Sin mecanismos de validación (que por cierto pueden implementarse – muy trabajosamente – mediante macros) tendríamos ‘colgada’ nuestra planta de una plataforma esencialmente insegura.
- Excel (como otras hojas de cálculo y en general todas las aplicaciones de Office) es básicamente monousuario. Si bien obviamente puedo en segundos generar una copia, a partir de ahí cada ‘clon’ del original pasa a tener vida propia. De compartir datos con seguridad de que están sincronizados mejor ni hablar.
- Last but not least, he visto desarrollos admirables, sumamente elaborados y muy funcionales en excel. El problema surge cuando su autor (que es el único que lo sabe operar) se va de vacaciones, renuncia, se enferma o se muere (he visto de los cuatro casos). El excel desaparece junto con su autor.
De modo que, en resumen, dejemos el excel para simulaciones y prototipos, donde constituye una herramienta invaluable.
Respecto de usar el módulo de stocks e inventarios de mi ERP ya existente (o eventualmente de un software WMS – Warehouse Management System – incluso hay versiones free que se pueden bajar de Internet … implementarlos es otra cosa) hay que tener presente:
- No todos los sistemas WMS o de stocks manejan lotes, requerimiento innegociable en industria pharma
- Aún cumpliendo lo anterior, ¿ permite aplicar políticas de consumo FIFO, FEFO u otra(s) en forma automática ? Es decir, al generar una Orden de Producción, ¿ ese WMS explora y explota automáticamente la fórmula de producto asignando los lotes a consumir acorde con la política predefinida ? Porque si lo tengo que hacer manualmente, menuda tarea !
- Y aún cuando automatice FEFO (lo habitual para activos y excipientes) o FIFO (p.ej para embalajes) … ¿ ese WMS realiza automáticamente el ajuste por título o potencia de los lotes de activos ? Porque si la fórmula pide 1 Kg y el lote asignado tiene un título del 90 %, el sistema debería realizar el correspondiente ajuste, asignando – en el caso del ejemplo – 1,11 Kilos. Si son varios los activos o varios lotes del mismo el problema se multiplica exponencialmente.
- Finalmente lo anterior es unicamente el ajuste de potencia primario. Tambien es necesario que el sistema realice el ajuste secundario del excipiente para que el producto (p.ej un comprimido) no termine ‘pesando de más’.
Si tu WMS, módulo de stocks o planilla excel hace todo eso, más alertas de vencimiento y reanálisis, trazabilidad ascendente y descendente, manejo de cuarentenas, aprobados y rechazados, liberación de lotes, gestión de ubicaciones respetando las reglas de segregación de ANMAT, FDA y restantes agencias de control, y que además sea multiusuario y de procesamiento concurrente, entonces felicitaciones ! … tienes un sistema que no solamente maneja adecuadamente tus stocks e inventarios sino que además probablemente sea validable por la autoridad regulatoria.
Pero si te falta alguno de esos puntos, ¿ por qué no tenemos una charla acerca de lo que puede hacer TIXTOOLS por tus inventarios ? Y por tu bolsillo, porque una gestión de inventarios mediocre o mala cuesta muchísimo más que implementar un sistema decente. E incluso interfasearlo con tu ERP que seguramente cumple su función administrativo contable a la perfección.
Llamame (+54 9 11 3430 4617) o escribeme (ebauer@tixtools.com.ar) para más información.
Ing. Ernesto Pablo Bauer Egerer
TIXTOOLS Soluciones – Director
