Hace pocos días recibí la invitación por Linkedin para participar de un foro virtual alrededor del tema del título. En efecto, llevo más de tres décadas de trayectoria profesional de ambos lados del mostrador: tanto como proveedor (vendor) de soluciones ERP, como también como consultor neutral de empresas en el proceso de selección de su proveedor ERP.
Hay que tener presente que el grado de (in)flexibilidad de un vendor depende esencialmente de 2 factores: 1) De su posicionamiento en el mercado (quien es o se siente lider seguramente será menos flexible y 2) De mi propio ‘encaprichamiento’ con un proveedor o marca de soft en particular.
Sobre el primero de estos difícilmente pueda yo influir … los ‘tope de gama’ suelen venir acompañados por una buena cuota de soberbia … tanto si voy a comprar un ERP como un automóvil o indumentaria deportiva. Las ‘segundas marcas’ suelen ser bastante más flexibles.
Respecto del segundo factor puede que tenga cierta libertad de elección o no … muchas veces son definiciones corporativas o inclinaciones de la Dirección las que (pre)definen uno en particular. En cualquier caso es conveniente ‘generar competencia’ y tener entre 3 y 4 vendors preseleccionados (y que todos sepan quienes son sus competidores). Aunque uno de ellos sea ‘el caballo del comisario’, sabiendo que hay otros en carrera tal vez se esfuerce un poco más.
Vamos a enumerar ahora los pasos recomendados para que no solo la negociación con el proveedor resulte exitosa, sino que también lo sea el resultado de la implementación:
- Defina el ALCANCE del proyecto. Esto es el conjunto de las funcionalidades a cubrir por el sistema a implementar. Como mínimo una enumeración de los grupos funcionales, la lista de las transacciones soportadas en cada grupo y los correspondientes consultas y reportes. Si pueden detallarse / ilustrarse mediante croquis u hojas de cálculo mejor aún.
En cuanto a lo anterior, es importante que los sectores involucrados especifiquen no solamente sus necesidades informáticas ACTUALES sino más bien las que necesitarán para los próximos 5 a 10 años. Con todo respeto por la opinión de mi colega de que estamos entrando en una suerte de ‘matrimonio’ con el proveedor del soft, puedo asegurar con fundamento que un divorcio es mucho más sencillo (y económico) que cambiar mi sistema de gestión.
- Resulta útil – casi diría imprescindible – el dividir el alcance anteriormente definido en varias ETAPAS, siempre que cada una de estas etapas produzca un resultado autónomo, plenamente utilizable y funcional, sin depender de etapas posteriores. Y que cada etapa pueda completarse en plazos razonables de no más de 2 a 3 meses.
- Si va a reemplazar un sistema pre-existente, asegúrese de que el alcance definido cubra TODAS las funcionalidades del viejo sistema … en estos casos es imprescindible que NADA FALTE … lo que sobra (en cuanto a resultados, se entiende) no debería molestar.
- Respecto de los costos, tenga presente que todo el tema licencias, horas de consultoría y capacitación es lo más barato de todo el asunto. Los verdaderos costos son los ocultos: a) Tiempos del personal propio para capacitaciones y prácticas, b) Operación en paralelo, c) Recolección de datos para ‘alimentar’ al nuevo sistema, d) Riesgo de pérdida de información. Trate de evaluarlos.
- Si hay alguna funcionalidad que el proveedor la tiene ‘en desarrollo’ o ‘a desarrollar’ que comprometa plazos en que estará disponible … si acepta multas por retraso mucho mejor.
- Finalmente resístase a la tentación de aprovechar la implementación de un nuevo software para hacer re-ingeniería de procesos. Hágala antes … o después. En simultáneo es probable que terminen en fracaso … ambos: la re-ingeniería como la implementación del soft.
- Tenga presente que enfrentará resistencias pasivas y activas por parte del personal. Todo cambio – aún cuando objetivamente sea para mejor – saca a la gente de su ‘zona de confort’, lo cual inevitablemente disparará la conocida ‘resistencia al cambio’. A ello se pueden agregar ‘ansiedades persecutorias’ disparadas por el hecho previsible de que el nuevo sistema detecte y evite errores de procedimiento y/o haga que numerosas tareas que se venían haciendo manualmente devengan innecesarias. Estese preparado para enfrentar estas resistencias y eventuales rebeliones y tenga a la mano las acciones contingentes y correctivas correspondientes.
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